Metoda

Metoda

Czy kiedykolwiek nudziłaś się na konferencji? Czy straciłeś kiedyś czas na spotkaniu, które do niczego nie doprowadziło?

Konferencje Open Space angażują wszystkich w bezpośredni dialog, zajmują się tylko tym, co najważniejsze dla uczestników i doprowadzają do prawdziwych wniosków.

Pomożemy Ci zająć się każdym problemem, który jest ważny dla większej ilości osób: strategią rozwoju Waszej społeczności lokalnej, komunikacją w Twojej organizacji, szukaniem innowacyjnych rozwiązań wprowadzania produktu na rynek.

Każdego roku odbywa się ok. 10 tys. konferencji Open Space w 140 krajach świata. Ty też możesz otworzyć swoją przestrzeń dla tych, którzy mogą ją wzbogacić!

Zastosowania

Open Space Technology sprawdza się kiedy:

  • poszukujemy nowych i bardziej efektywnych sposobów,
  • chcemy zająć się kompleksowymi tematami,
  • kiedy tematy te niosą ze sobą możliwość wywołania jakiegoś konfliktu,
  • kiedy nikt nie zna odpowiedzi na stawiane pytania,
  • kiedy podjęcie pojawiającego się problemu wymaga zaangażowania się w dyskusję coraz większej grupy osób.


Open Space nie zadziała wtedy (i wtedy nie warto tej metody stosować), kiedy znana jest odpowiedź na stawiane pytania lub kiedy ktoś mający funkcję kierowniczą myśli, że to właśnie on zna wszystkie rozwiązania. 
Mimo, iż Open Space jest metodą bardzo efektywną i cieszącą się dużym powodzeniem, nie można stosować jej tylko dla niej samej. Metodę tę należy używać wtedy, kiedy wszystkim uczestnikom zależy, aby dojść do potencjalnych rozwiązań, kiedy chcemy osiągnąć konkretne wyniki. Open Space ma pomóc w realizowaniu konkretnych zadań i w rozwiązywaniu konkretnych problemów, niezależnie od tego, jakiego są one rodzaju. Dlatego też pierwszy etap przygotowania do Open Space polega na ustaleniu i na sformułowaniu tego, co chce się osiągnąć. Najlepiej by było, gdyby zostało to sformułowane w formie pytania.

Idea

Konferencja? Sesja? Posiedzenie? Od razu przychodzą na myśl niekończące się wykłady, prezentacje, posiedzenia, nuda, z góry narzucony program, który trochę odpowiada wszystkim, ale tak do końca nie pasuje do nikogo. Na myśl przychodzą dyskusje panelowe, w których udział biorą tylko ci bardziej przebiegli, siedzący z przodu... A o czym sobie człowiek marzy...? O przyjemnych przerwach, o spotkaniach i nieformalnych rozmowach z kolegami i znajomymi. Całkiem inaczej wygląda to w Open Space. Nie ma żadnego z góry narzuconego planu dnia, choć wszyscy muszą wiedzieć, co chcą podczas Open Space osiągnąć i jaki jest ogólny temat spotkania. Na początku wszyscy gromadzą się razem w jednym miejscu. W przeciągu 1,5 godziny powstaje cały plan pracy, rozłożony w czasie. Potem wszyscy zajmują się tym, co dla nich jest interesujące i ważne.

Przebieg

Przed konferencją

Doradca OST pomaga organizatorom w sformułowaniu głównego temat konferencji oraz w kwestiach organizacyjnych takich jak: dobór przestrzeni (optymalnie jest to sala, gdzie uczestnicy mogą usiąść w okręgu lub kilku okręgach koncentrycznych), profil uczestników, treść zaproszenia, ramowy program spotkania itp.

Konferencja OST

Organizator krótko wita uczestników i przedstawia główny powód spotkania. Następnie prowadząca/-y OST przedstawia metodę i zaprasza uczestników by zgłaszali te kwestie do dyskusji, które są dla nich ważne i mogą przybliżyć grupę do osiągnięcia celu.

Inicjatorzy poszczególnych dyskusji wybierają miejsce i czas spotkania. Dyskusje trwają zwykle od 50 min. do 1,5 godz. Ilość równocześnie toczących się dyskusji oraz rund zależna jest od wielkości grupy, warunków przestrzennych i organizacyjnych oraz od złożoności problemu i zaangażowania uczestników. Zadaniem organizatorów i zespołu asystentów OST jest takie zabezpieczenie konferencji, aby uczestnicy mogli skupić się tylko na temacie i problemach merytorycznych (zapewnione są napoje, posiłki, materiały, czytelna informacja, sprawna organizacja).

Udział w dyskusjach jest dobrowolny do tego stopnia, iż można dyskusje w każdej chwili opuścić i dołączyć do innych. Można też nie uczestniczyć w żadnej i prowadzić mniej formalne rozmowy z przygodnie napotkanymi uczestnikami. Dzięki temu rezultaty konferencji są autentyczne, a uczestnicy sami biorą odpowiedzialność za swój czas i za interesujący ich problem. Z każdej dyskusji sporządzany jest raport, który następnie udostępniany jest wszystkim uczestnikom. Po chwili indywidualnej refleksji następuje planowanie postanowień i działań po konferencji. Są one również notowane i kopiowane dla wszystkich, wraz z listą kontaktów.

Po konferencji

Po konferencji OST uczestnicy są realizacją podjęte zamierzenia, które sami wypracowali i zaplanowali. Jednakże monitoring i wsparcie ze strony organizatorów, a nawet jeszcze jedno spotkanie najbardziej zaangażowanych osób, wzmacniają te rezultaty.

Uczestnicy o metodzie

Nasze niedzielne spotkanie z Open Space było trafieniem w dziesiątkę, ponieważ po sobotnim wykładowym dniu uczestnicy mieli gorącą potrzebę wypowiedzenia się i metoda Open Space doskonale im to ułatwiła. Ja też zyskałem nowe inspiracje do pracy. Jeszcze raz dziękuję.

ks. Jerzy Limanówka, Fundacja Salvatti.pl, 2010

 

Ponieważ ta konferencja zatytułowana jest Dialog Azja-Europa, szukaliśmy innowacyjnej metody by uczestników bezpośrednio i aktywnie zaangażować w dialog, by mogli wymienić się doświadczeniem, pomysłami i poznać się osobiście”

Michael Troester, Friedrich Ebert Foundation

Konferencja „Jaką rolę mogą odegrać media w zwalczaniu stereotypów i dyskryminacji”, Bonn, 2007

 

„Dzięki tej konferencji Młodzieżowa Rada Powiatu nabrała wiatru w żagle, zyskaliśmy moc, zaczęliśmy naprawdę działać”

Hubert Sulima, Młodzieżowa Rada Powiatu Dzierżoniowskiego

Konferencja „I Ty możesz decydować”, Dzierżoniów, 2007

Grupa

Wszyscy, którzy są zainteresowani sprawą, powinni być zaproszeni. Ażeby Open Space funkcjonowało, ludzie muszą wykonywać swoje zadania tylko dlatego, że chcą je wykonywać.

"Nieskończenie lepiej jest mieć małą grupkę wybranych, którzy faktycznie się interesują, niż wielkie zgromadzenie ludzi, którzy ze swymi myślami i uczuciami są zupełnie gdzie indziej"

Open Space to metoda dla dużych grup. Według jej autora może to być od 5 osób do nawet kilku tysięcy uczestników. Najczęściej jednak spotkania prowadzone przez nas liczą od 20 do 200 osób. Metodę Open Space może zastosować praktycznie każda grupa ludzi z pasją, których interesuje rozwiązanie jakiegoś problemu, wypracowanie jakiejś struktury, opracowanie jakiegoś tematu, zebranie pomysłów na różne projekty itp. Open Space można zastosować w szkole i w Kościele, w różnych firmach, organizacjach i instytucjach, podczas różnych zjazdów, spotkań i zebrań. Open Space jest metodą uniwersalną, a miejsce jej zastosowania zależy od postawionego tematu i grupy ludzi, którzy za tym tematem stoją.

large_dzierzoniow2008B

Historia

W 1983 roku Amerykanin Harrison Owen organizował międzynarodową konferencję, na którą miało przybyć 250 uczestników. Cały rok ciężko pracował, aby jak najlepiej tę konferencję przygotować. Kiedy wszystko się skończyło, postanowił, że już nigdy więcej nie będzie robił czegoś podobnego. Wszyscy uczestnicy konferencji mówili na zakończenie, że najlepszą i najbardziej przydatną częścią spotkania były przerwy na kawę. To zmobilizowało go do nowych poszukiwań. Postawił sobie pytania: Jak można wykorzystać energię i zachwyt, panujący podczas dobrych przerw na kawę, aby w czasie spotkania uczestnicy aktywnie angażowali się w pracę i osiągali wyniki? Jak można coś takiego zorganizować w czasie krótszym niż 1 rok?

Z tych poszukiwań zrodziła się metoda Open Space. Właściwie to nie jest "tylko" metoda.

Konferencje Open Space

OST dla firm

Przykładowe zastosowania OpenSpace dla firm:

  • poprawy komunikacji między poszczególnymi działami
  • planowania rozwoju firmy lub budowaniu strategii sektorowych
  • kreowania i wdrażania nowych produktów
  • fuzji dwóch lub więcej firm i integracji środowisk
  • poprawy funkcjonowania systemów
  • szukaniu pomysłów na wyjście z kryzysu
  • inspiracji i motywacji pracowników
  • spotkań z otoczeniem firmy

OST dla gmin i powiatów

Przykładowe zastosowania OpenSpace dla gmin i powiatów:

  • konsultacji strategii rozwoju z mieszkańcami i partnerami instytucjonalnymi
  • znajdywania rozwiązania problemu wraz z mieszkańcami
  • poprawy funkcjonowania i komunikacji w ramach zespołu pracowników
  • planowania projektów europejskich wraz z partnerami
  • komunikacji i opracowywaniu projektów z jednostkami organizacyjnymi

OST dla wspólnot

Przykładowe zastosowania OpenSpace dla wspólnot:

  • wspólnot parafialnych przy rozwiązywaniu problemów
  • spotkań różnych wspólnot, np. religijnych, do budowania dialogu i porozumienia
  • wszelkich innych wspólnot z ich otoczeniem, jeśli potrzebne jest rozwiązanie wspólnego problemu lub zaplanowanie zmiany/rozwoju

OST dla organizacji pozarządowych

Przykładowe zastosowania OpenSpace dla organizacji pozarządowych:

  • planowania projektów społecznych wraz z zespołami, grupą docelową i szerszym otoczeniem
  • realizacji projektów europejskich, gdzie potrzebna jest płaszczyzna spotkania i dialogu
  • usprawnienia wewnętrznej pracy organizacji, np. komunikacji lub strategii
  • rozwiązywania konkretnych problemów społecznych
  • organizacji spotkań międzysektorowych, np. z samorządem lub biznesem
  • spotkań kilku organizacji w celu wspólnym dla wszystkich